Näin valmistaudut ABAXin paikannuslaitteiden käyttöön
Kiitos osoittamastanne luottamuksesta valitessanne yrityksellenne ABAXin ajopäiväkirjat!
Kun sähköinen ajopäiväkirja otetaan käyttöön, yritystä velvoittavat muun muassa:
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679,
- Suomen tietosuojalaki 1050/2018
- Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 2004/759
- Eri alojen yhteistoimintalait (YT)
- Verohallinnon säännökset eri ajoneuvotyyppejä koskien.
Ennen paikannuslaitteiden asennusta suosittelemme seuraavaa:
- Laadi vaikutustenarvioinnin lisäksi asiakirja käytännön asioista, käyttäen avuksi esim. malliamme Yrityksen autopolitiikka, josta työntekijät saavat selville avoimesti, miksi yrityksessä otetaan sähköiset paikannuslaitteet käyttöön sekä tavat, joiden avulla suoritetaan mahdollista valvontaa.
- Mikäli yritystäsi velvoittaa YT-laki, ota tarvittaessa yhteys työntekijöiden ammattiliittoon ja ehdota neuvottelua ja vinkkejä työntekijöille pidettävää tiedotustilaisuutta koskien.
- Järjestä tiedotustilaisuus henkilöstön kanssa ja selvitä avoimesti paikannuslaitteiden käytön tarkoitus, tapa, jolla paikannuslaitteiden tuottamia tietoja käsitellään, pääkäyttäjät sekä mahdollinen kontrollikäytäntö. Laadi tilaisuudesta pöytäkirja ja liitä sen osaksi esim. allekirjoituksilla todennettu tai teknisesti tuotettu osallistujalista tiedon saajista. Huolehdi että tilaisuuteen osallistumattomatkin saavat saman tiedon ja osoita tiedon jakelu, esim. sähköpostilla.
- Etene paikannuslaitteiden asennukseen.
ABAXilta tarvittaessa saatavaa tietoa ja dokumentaatiota tueksi:
- Kooste Verohallinnon säännöistä ajopäiväkirjalle eri ajoneuvotyypeille
- Sopimusmalli ABAXin sähköisen ajopäiväkirjan käyttöönotosta ja käytöstä yrityksen ja työntekijöiden välillä
- ABAXin tietojenkäsittelysopimus ja tietosuojakäytäntö https://www.abax.com/fi/terms-and-conditions
- ABAX voi auttaa henkilöstölle tiedottamisessa käymällä läpi:
- Verotussäännöt ja taloudelliset seuraamukset, joita huolimattomista/puuttuvista ajopäiväkirjoista voi syntyä
- Sähköisen ajopäiväkirjan sisältö
- Tietosuojavaltuutetun toimiston linjaukset
Tietosuojavaltuutettu ohjeistaa, että paikannustekniikkaa voidaan käyttää seuraavissa tarkoituksissa:
- Logistiikka ja resurssien (kuten ajoneuvojen) kohdentaminen oikein
- Reklamaatioiden käsittely ja asiakaspalvelu
- Työntekijöiden turvallisuuden varmistaminen
- Sähköinen ajopäiväkirja
- Paikannuksen käyttäminen työajan valvontaan ja seurantaan voi olla mahdollista, jos työntekijä tekee työtään kokonaan tai enimmäkseen muualla kuin työnantajan tiloissa eikä työajan valvontaan ole käytettävissä muita, yksityisyyden suojaan vähemmän puuttuvia keinoja, mutta se ei saa olla ainoa sähköisten ajopäiväkirjojen käyttöönoton syy.
Käyttöönoton yhteydessä on tärkeää lisätä ABAX yrityksen selosteeseen henkilötietojen käsittelytoimista ja tiedottaa paikannuslaitteiden käyttöönotosta henkilöstölle Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeiden mukaisesti.
Lisää omaa yritystänne (rekisterinpitäjänä) koskevat seuraavat asiat käsittelytoimien selosteeseen:
- Miksi yritys käyttää sähköisiä ajopäiväkirjoja?
Tällaisia käyttötarkoituksia voivat olla mm. verolainsäädännön noudattaminen (jolloin oikeusperusteena on rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite), logistiikan ja asiakaspalvelun parantaminen ja työntekijöiden turvallisuuden varmentaminen (jolloin oikeusperusteena on elintärkeiden etujen suojaaminen). Työnantaja saa käsitellä vain välittömästi työsuhteen kannalta tarpeellisia ja työvelvollisuuksien hoitamiseen liittyviä henkilötietoja. - Mihin paikannuslaitteen tuottamia ajopäiväkirjan tietoja käytetään?
Tietoja voi yrityksen alasta ja em. käsittelyperusteista riippuen käyttää esimerkiksi kontrolloimaan ajoneuvojen verolainsäädännön mukaista käyttöä, autoedun laskemiseen, laskutukseen, reklamaatioiden käsittelyyn, työajan valvontaan (ei tule olla ainoa syy käyttöön), ajotaparaportointiin, CO2- tai muita tilastotietoja varten. - Mitä henkilöön liittyviä tietoja käsitellään ja kauanko niitä säilytetään?
Tällaisia ovat esimerkiksi työntekijöiden nimet ja yhteystiedot, sijaintitiedot. Paikannuspalveluamme koskien ajopäiväkirjan tietoja on käytännössä säilytettävä kirjanpitolain vaatiman ajan (6 vuotta tilikauden päättymisestä). - Kenellä on pääsy tietoihin, kuinka ja miten usein ajopäiväkirjojen tarkistuksia suoritetaan, mitä ajopäiväkirjojen sähköistämisen takia säästetyillä rahoilla tehdään?
Suosittelemme työnantajien laativan selkeät tiedon käsittelyohjeet mm. siitä, kuka ajopäiväkirjojen tietoihin työtehtäviensä tai asemansa oikeuttamana pääsee, keille henkilötietoja luovutetaan (esim. ulkoinen palkanlaskija), miten ajopäiväkirjat tarkistetaan ja pitämään ohjeet avoimesti aina kaikkien saatavilla sekä muistettava ilmoittaa muutoksista. On huomionarvoista, että pääkäyttäjän toimet järjestelmässä saadaan halutessa rekisteröityä pääkäyttäjälokiin väärinkäytön ehkäisemiseksi.
TIEDOTUS HENKILÖSTÖLLE (rekisteröidylle)
Kun otat sähköiset ajopäiväkirjat yritykseen käyttöön, määrittää henkilökunnalle annettu tieto sen, mihin ja miten ajopäiväkirjan luomia tietoja voi jatkossa käyttää. Työnantajan suorittaessa työntekijöihin kohdistuvaa teknistä valvontaa, esim. ajoneuvojen paikantamista, jossa työntekijä voidaan tunnistaa esimerkiksi työ- tai ajovuorolistojen avulla, on yli 20 työntekijän yrityksessä suoritettava yhteistoimintamenettely.
Erillistä suostumusta työntekijältä välilliseen paikantamiseen ei tällöin tarvita, mikäli yrityksellä on laillinen peruste paikannuslaitteille (esim. verolainsäännösten noudattaminen) sekä em. tarpeet, periaatteet ja pelisäännöt on käyty läpi yhteistoimintamenettelyssä ennen kuin paikannuslaitteet otetaan käyttöön. Muutoksista käsittelyperusteisiin tai pelisääntöihin on ilmoitettava aina henkilökunnalle ja varata mahdollisuus kysymyksiin.
Hyvä tapa todistaa tiedon saanti on kirjata tieto paikannuksen käytöstä esim. työsopimukseen ja/tai allekirjoituksin vahvistaa, että työntekijät ovat saaneet tiedon paikannukseen liittyvistä pelisäännöistä.
Tuotekehityksemme ABAXissa perustuu tietosuojaan, joten rakennamme sellaisia paikannusratkaisuja, että on helppo toimia oikein.
OIKEUS TARKISTAA TIETONSA
Työntekijöillä on oikeus tutustua kaikkiin omiin tallennettuihin tietoihin. ABAXin järjestelmissä tämä on ratkaistu sillä, että työntekijällä/kuljettajalla on oma sisäänkirjautumistunnuksensa ja hän voi tarkastella kaikkia oman ajopäiväkirjansa tietoja joko abax.com/fi tai ABAX Driver -mobiilisovelluksella.
Viitteet
EU:n yleinen tietosuoja-asetus
https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=celex%3A32016R0679
Tietosuojalaki 1050/2018
https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2018/20181050
Työelämän tietosuojalaki (= Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 759/2004)
https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2004/20040759
Yhteistoimintalaki
https://finlex.fi/fi/laki/alkup/2021/20211333
Tietosuojavaltuutettu
www.tietosuoja.fi
ABAXin käyttöoppaat tuotteille
https://www.abax.com/fi/kb/user-guides
Lisätietoja: asiakaspalvelu@abax.fi sekä numerosta +358 09 4131 0300.